مدخل بيانات - Data Entry
وظيفة مدخل بيانات - Data Entry
أهمية مهنة مدخل البيانات
وظيفة إدخال البيانات هي وظيفة لها أهمية فريدة وهي من أهم الأنشطة والوظائف الشائعة في مختلف قطاعات الأعمال والشركات الأخرى سواء كانت شركات صغيرة أو كبيرة.
بدون شك ، تحتاج جميع أنواع الأعمال والمشاريع إلى موظفين لإدخال البيانات ، خاصة في بداية هذا المشروع.
بغض النظر عن الطبيعة المختلفة للبيانات المتعلقة بكل مشروع على حدة ؛ لكل حقل مدخلاته الخاصة من البيانات والجداول التي يمكن لفريق إدخال البيانات القيام بها. قد يتكون هذا الفريق من شخص واحد أو فريق عمل كامل أثناء عملهم على إدخال البيانات لأغراض مختلفة. تعتبر وظيفة إدخال البيانات مهمة جدًا لأن الشركات التي تعتمد على القواعد لا يمكنها الاستغناء عن البيانات في أعمالها عن مشغلي إدخال البيانات.
ربما يكون الهدف الرئيسي وراء إدخال البيانات هو التأكد من تسجيل البيانات وحفظها وتنسيقها بالشكل المطلوب ، وكذلك تسجيل وحفظ وتخزين جميع المدخلات المتعلقة بالشركة التي تريد الشركة العودة إليها في وقت لاحق. .
ما هو الوصف الوظيفي لمدخل البيانات؟
يُعرف موظف "مدخل البيانات" باللغة الإنجليزية "Data Entry"، ويُمكن وصفه أنَّه الشخص الذي يعمل على تعبئة وملء وتنظيم قواعد بيانات الشركة بشكل منظم، ولا يقتصر عمل مُدخل البيانات على إدخال البيانات فقط؛ بل يشمل أيضًا مراجعة وتعديل البيانات بشكل مستمر بهدف التأكد من إدخالها كما يجب وإنشاء قواعد البيانات بطريقة تحقّق سلامتها من أي ضرر أو حذف.
مهام ومسؤوليات مدخل البيانات
يقوم موظف إدخال البيانات بما يلي من المهام والمسؤوليات التالية:
- تحضير وتنظيم البيانات
- استخدام أنظمة الحماية المختلفة لحماية البيانات المدخلة
- إعداد النسخ الاحتياطية الكاملة للبيانات
- تحديث معلومات العملاء أولًا بأول
- تعديل البيانات المُدخلة دوريًا وفقًا للتحديثات التي تطرأ عليها في الشركة
- التأكد من دقة البيانات والمعلومات
- تحديث البيانات والمعلومات أولًا بأول
- ضمان عدم وجود أي أخطاء في البيانات المُدخلة
- تسجيل وحفظ ونقل البيانات بمختلف طرق التخزين سواءً على ورق أو على الحاسوب
- الاحتفاظ بالملفات والمستندات المهمة وحذف الملفات غير المرغوبة
- إجراء المسح الضوئي أو الـ Scan على البيانات
- تنظيم وإدارة البيانات والملفات والمستندات
- مراجعة وتدقيق عملية إدخال البيانات والتحقق من مطابقة البيانات المُدخلة
- إعداد كشوفات العمل مثل كشف حضور وغياب الموظفين وكشف يوضِّح أسماء زبائن وعملاء الشركة، وكشف الرواتب، والمزيد
- إدخال وترتيب البيانات بطريقة تجذب الزوار إلى الموقع بالإضافة إلى ترتيب المعلومات والصور والنصوص على الموقع بطريقة تُسهِّل على زوار ومستخدمي الموقع الوصول إلى المعلومات المرادة بطرق أسهل
- حذف الملفات المكررة للتخلص من تكرار البيانات والمعلومات
- التواصل والعمل أحيانًا مع فريق العمل التقني وذلك لضمان حماية البيانات المدخلة بشكل سليم
- ضمان توفير طرق سهلة، وسلسة، وسريعة للاستعلام عن البيانات والوصول إليها
- طباعة التقارير اليومية والدورية المطلوبة للعمل
- مراجعة البيانات والمعلومات من فترة إلى أخرى
- اقتراح الطرق الفعالة لإدخال كميات ضخمة من البيانات
- اتباع المواصفات والمقاييس العالمية والالتزام بها
مهارات ومؤهلات مدخل البيانات الناجح
الشهادة العلمية:
- في أغلب الأحيان، لا يُوجد مؤهلات أو مهارات دراسية لوظيفة مُدخل البيانات ممَّا يعني إمكانية الاكتفاء بشهادة الثانوية العامة
- تتطلَّب بعض الشركات والمؤسسات التي تعمل في مجال معين أو خاص حصول موظف إدخال البيانات على شهادة تتعلَّق بالمجال الذي تعمل ضمن إطاره المؤسسة أو الشركة مثل مجال العمل الطبي بشكل عام
الخبرة والتدرج الوظيفي:
- الالتحاق بالدورات التدريبية التي تهدف إلى تطوير المهارات الحاسوبية والتعامل مع الأنظمة الإلكترونية
المهارات الشخصية والوظيفية:
هناك بعض المهارات الأساسية التي تُعني بمدخل البيانات وينبغي عليه الإلمام بها أثناء أداء عمله، ومن أهمها ما يلي:
- مهارات التنظيم
- الأمانة والحفاظ على سرية البيانات والمعلومات
- مهارات الإدارة
- تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعَّال
- مهارات حاسوبية
- العمل على شبكة الإنترنت
- تحمل الأعمال اليومية الروتينية
- مهارات العمل المكتبي
- الانتباه والتيقظ بشكل دائم
- تجنب الوقوع في الأخطاء لأن أي خطأ صغيرفي البيانات قد يؤدي إلى خسائر وعواقب
- مهارات تقنية
- مهارات في إدخال البيانات على مختلف أنواع الأنظمة
- مهارات جيدة في لغة البرمجة HTML
- مهارات جيدة في استخدام تقنية الصفحات المتعاقبة أو المعروفة بالاختصار CSS او Style Sheet Cascading
- إتقان مهارات استخدام محركات البحث أو SEO
- مهارات لغوية جيدة
- مهارات سريعة في الطباعة على لوحة المفاتيح
- الانتباه الدقيق إلى التفاصيل
راتب مدخل البيانات وحاجة سوق العمل له
الراتب حسب المنطقة:
- الشرق الأوسط: متوسط
- دول الخليج: متوسط إلى مرتفع
- أوروبا: مرتفع
حاجة سوق العمل حسب المنطقة:
- الشرق الأوسط: مرتفعة
- دول الخليج: متوسطة إلى مرتفعة
- أوروبا: منخفضة إلى متوسطة
الخاتمة
تُعتبر وظيفة مدخل البيانات بسيطة وسلسة إلَّا أنَّها روتينية حيث تتمحور المهام الرئيسية لإدخال البيانات بصورة رئيسية على تحويل المعلومات والبيانات الورقية إلى بيانات رقمية إلكترونية وذلك عبر البرمجيات والتطبيقات والبرامج المخصصة لذلك.
ومن الجدير بالذكر أنَّه يسهل على مُدخلي البيانات العثور على وظيفة سريعًا حيث تحتاج كل شركة إلى مدخل بيانات واحد على الأقل أو إلى فريق عمل وذلك وفقًا لطبيعة عمل الشركة.
